Scannen boekstukken en NAW-documenten

Deze optie biedt u de mogelijkheid om vanuit King documenten te scannen en die onder te brengen bij de juiste journaalpost, debiteur, crediteur of relatie. Bij het boeken kunt u het bijbehorende document selecteren. De gescande documenten zijn te benaderen via een documentenregister maar ook op te vragen via het journaal, de grootboekkaart of openstaande post.

De werkwijze is als volgt. U scant het document vanuit King. Daarbij geeft u het document een documentsoort. Daarmee kunt u de gescande documenten indelen in categorieën; op basis hiervan kan een beperkte vorm van workflow worden opgezet. De bestandsnaam en bestandslocatie kunnen eventueel automatisch worden toegekend. Ook de nummering kan eventueel automatisch verlopen, zodat u voor een sluitende nummering kunt zorgen. Maar het is ook mogelijk om het nummer over te nemen van een postregistratiesysteem. Daarnaast kunt u een intern en extern documentnummer vastleggen. Op basis van een gescand document kan een notitie worden aangemaakt voor de betreffende debiteur of crediteur (alleen met de optie Gespreksnotities en Taken).

De gescande documenten worden opgeslagen op de harde schijf. Van elke scan wordt ook een miniatuurafbeelding opgeslagen in de King-administratie, zodat u een document snel kunt terugzoeken. Behalve gescande documenten kunt u ook andere bestanden toevoegen aan het documentenregister. Bijvoorbeeld een ontvangen e-mail. Vanuit het documentenregister kunnen de bijbehorende journaalpost(en) worden opgevraagd. Bij het opvragen van het gescande document controleert King of het document nog gewijzigd is nadat de scan is gemaakt.

Let op: King ondersteunt alleen scanners die TWAIN-compatible zijn!

Leverbaar voor de versies Financieel, Factureren, Artikelen en Logistiek.

Printversie (pdf)